איך מנהלים ישיבת הנהלה אפקטיבית?

ישיבת הנהלה

"ישיבות ההנהלה שלי משעממות, אנשים לא באמת מעורבים, עוברים סבב קבוע של עדכונים ולא קורה הרבה. לרוב כל אחד עסוק במה שיש לו להגיד ופחות להקשיב ולסייע לאחר. זה לא זה." 
במילים אלו שיתף אותי מנכ"ל מוערך מאוד, לדבריו זה לא מה שהיו פעם.

השיעמום וחוסר התכלית בישיבות הנהלה

ביליתי במאות ישיבות בקריירה המקצועית שלי, את חלקן ניהלתי ובחלק הוזמנתי כמשתתפת. ההרגשה של ישיבה חסרת תכלית משעממות ולא פרודוקטיביות מוכרת לי. חוויתי את את ההרגשה בתוך ישיבת הנהלה וגם בישיבת צוות. 

זה קורה בעיקר בישיבות המתקיימות על בסיס קבוע, לדוגמא ישיבות הצוות השבועיות או ישיבת הנהלה השבועית. הרוטינה הקבועה עלולה ליצור שיגרה וחזרתיות שהופכת מהר מאוד לשעמום, חוסר יצירתיות וחוסר עניין.

מחקרים מראים שמנהל הביניים מבלה כ 37% מזמנו בישיבות. מניסיוני המספר הזה גבוהה בהרבה. ולכן שווה ללמוד ולעשות את המאמץ על מנת שישיבות תהינה אפקטיביות, תורמות ומעניינות.

מה ניתן לעשות על מנת להפוך גם את ישיבת הנהלה הקבועה לישיבות מעניינות, שהמשתתפים ירצו להגיע וירצו לתרום מעצמם. 

דווקא לישיבות הקבועות כמו ישיבות ההנהלה יש את הפוטנציאל להיות מרעננות. המפגשים הקבועים יכולים לייצר את הייחודיות של ההנהלה, מקום לחלוק דילמות ולקדם יצירתיות, לקבל פרגון, לפתור חסמים ולקדם את הארגון.

כמה רעיונות שיעזרו לכם לנהל ישיבות יותר איכותיות יותר פרודוקטיביות ויותר כייפיות

ניהול ישיבת הנהלה אפקטיבית

ישיבת הנהלה מתחילה עוד לפני שכולם מגיעים ומתכנסים.
על מנת שהפגישה תהיה איכותית צריך להשקיע לפני. למרות שאנשים מבלים בעשרות פגישות בחודש,  הכנה מקדימה לא הפכה לפעולה שגרתית וקבועה. יש לכך הרבה סיבות אחת מהן היא השיגרה הקבועה והרוטינה. דברים בסופו של דבר מתגלגלים, יש מבנה קבוע שלא חורגים ממנו. המאמץ לחשוב כל פעם מחדש מה מטרת הפגישה נתפס כמעייף, טרחני ובזבוז זמן. בפועל, זה בדיוק ההפך. בזבוז הזמן האמיתי הוא לקיים פגישות לא ממוקדות וללא מטרה בהירה. ולא, עומס משימות וחוסר זמן הוא לא באמת סיבה, זה יותר כמו תירוץ. נזכור – הבעיה היא לא העדר הזמן אלא העדר פוקוס.

ישיבות הנהלה קבועות? הזכירו למה אתם כאן

דווקא בישיבות הנהלה וצוות קבועות חשוב שתזכירו לעצמכם ולמשתתפים מה מטרת הפגישה, לשם מה התכנסתם ואלו תוצאות הפגישה אמורה להניב לכם. כתבו לפני כל פגישה מה מטרת הפגישה, גם אם הדברים חוזרים על עצמם משבוע לשבוע. עדין, כשהמטרה מונחת לנגד עינכם קל יותר לנהל את ישיבת הנהלה ולהנות מתוצאות רצויות. בנוסף, זה מחזיר את המשתתפים לפוקוס ודיוק.

כמה רעיונות למטרות של ישיבת הנהלה:

1. גיבוש צוות הנהלה
2. קידום נושאים בין ציותיים
3. במה לעשייה ייחודית וטובה של חברי הצוות
4. מקום לפרגון הדדי
5. סיעור מוחות וחשיבה משותפת לגבי דילמות יומיומיות
6. סיוע הדדי לפתרון בעיות

דוגמאות ליישום ישיבת צוות אפקטיבית 

אם פרגון וחיזוק חברי הצוות הם בין המטרות שלכם, הקדישו לכך זמן. בקשו מהמשתתפים לשתף במשהו ייחודי שעשו שראוי לציון, ותנו הוקרה על העשייה על התוצאות, על עבודת הצוות, על היצירתיות. בחנו מה שווה התייחסות וציון לשבח ועשו זאת. 
דוגמא נוספת – אם סיעור מוחות וחשיבה משותפת זה חלק מהמטרות שלכם  – הקצו לזה זמן. בקשו מהנוכחים להעלות דילמות ניהוליות או עסקיות איתן הם מתמודדים ואפשרו לחברים לתת רעיונות ולסייע בפתרון. 

ישיבת הנהלה יכולה להיות במה למאבקי כח ואינטריגות

לעיתים, וגם את זה חוויתי, ישיבות ההנהלה הן מקום למאבקי כח, אינטריגות ולהראות מי יותר גדול חזק ומשמעותי. לרוב התנהגויות אלו הן תוצר של האווירה אותה יצר המנהל הבכיר. באם אתם מעוניינים בצוות מאוחד, שמסייע האחד לשני תורם ונתרם, עודדו אותם לשתף ולהתייעץ.

כמו במקרים אחרים, דוגמא אישית שלכם, והעלאה לסדר היום דילמות או שאלות שמעסיקות אתכם יכולה לתת מרחב פתוח ובריא לצוות להעלות את השאלות וההתמודדויות שלו.

מעקב רציף של ישיבות ההנהלה

סיכום הדברים – והסכמה על מה שנאמר – אפשר לכתוב און ליין את הדברים שסוכמו, ובכל פגישה עתידית לחזור למסמך ולראות האם בוצע.

מבנה הסיכום יכיל 5 עמודות מרכזיות:

מעקב אחר החלטות שהתקבלו – ומתן אפשרות לבעל העניין להציג את ההתקדמות העשייה והדילמות מחזק את הצוות ומאפשר לאנשים לקבל במה.

המעקב הרציף יתייחס לביצוע של המשימות עליהם הוחלט, וכן השפעתם על התוצאה המצופה. לעיתים מחליטים על פעולות לביצוע – הפעולות מבוצעות אולם התוצאה המבוקשת לא התממשה. כאן תדרש חשיבה וניתוח מה ניתן לעשות אחרת ואלו פעולות לתיקון מומלצות.

ניהול ישיבות הנהלה וניהול צוות הינן חלק מהמיומנות החשובות שמנהלים לומדים היום. פיתוח יכולות ניהול משפיע על הביצועים של הארגונים ועל ההצלחה של העובדים והמנהלים בארגונים. 

בישיבות הנהלה נבנת התרבות הארגונית – מאירים או מחשיכים

ישיבות הנהלה וישיבות צוות קבועות יכולות לתת מקום למימוש הצרכים הבסיסיים של העובדים כפי שכתבתי עליהם במאמר על ניהול עובדים. במהלך הפגישות יש את הפוטנציאל לממש את הצרכים הללו, ובאותה הנשימה יש להם את הפוטנציאל לפגוע בכל אחד מהצרכים הללו. הפגישות הינן הזדמנות נהדרת לבנות את התרבות הארגונית. תרבות של הקשבה, שיתוף, עידוד ליצירתיות, עידוד לעמידה באתגרים ועוד.

לשיפור כושר הניהול מוזמנים להתרשם ממגוון הסדנאות והכשרות לפיתוח מנהלים שחברתנו מציעה.