KPI הם Key Performance Indicators – או בעברית – מדדי מפתח להצלחה.
הדבר הראשון שלומדים בניהול הוא שמה שלא נמדד לא מנוהל.
וזה נכון, אם אין לי אפשרות למדוד משהו, אני לא יכולה באמת לנהל אותו. ניהול המשמעות היא שאני יכולה לזהות מה עובד טוב ובו לא לגעת, ומה לא עובד ועליו לתת תשומת לב. אותו לשפר.
מה הם מדדי KPI?
ה KPI אלו אותם מדדים אסטרטגיים שנותנים לנו אינדיקציה על בריאות העסק, על ההתקדמות או חוסר ההתקדמות שלו בנתיבים הקריטיים.
ישנם מדדים ברמת הארגון כולו, ומדדים ברמת המחלקות לדוגמא: מדדים לשיווק, למכירות, לכספים, לייצור, לתפעול ועוד.
לכל תחום חשוב לבחור נכון את המדדים הרלוונטים עבורו. אותם KPI שיתנו את האינדיקציה הטובה ביותר על מצב העסק.
בואו ניקח דוגמא למדדים שכולנו מכירים ביום יום – היא נסיעה ברכב.
כשנכנסים לאוטו, מול הנהג, יש באופן קבוע לוח מכוונים. לוח שבו בחרו את המדדים החיוניים ביותר לטובת נהיגה בטוחה וטובה.
ברכב, לא כל המדדים דולקים כל הזמן. מד המהירות ומד הדלק, המדדים החיוניים בכל רגע על הכביש, הם דולקים באופן מתמיד.
כל שאר הנורות נדלקות במצבי חירום או מצבים בהם נדרשת תשומת לב מיוחדת על מנת לתקן ולשפר.
מה שטבעי ברכב, חייב להתקיים באותה הצורה גם בעסק שלנו.
איך בוחרים KPI מדדי מפתח
שאלת המפתח היא לדעת לבחור את היעדים הנכונים.
KPI נכון הוא אותו מדד שאם נעשה בו שינוי נראה שיפור בתוצאות העסקיות.
מדדים KPI טובים אלו מדדים שמעקב אחריהם ושיפור מתמיד שלהם משפיע ישירות על התוצאות העסקיות. משמע על שורת הרווח בארגון.
שורת הרווח מושפעת מכמה גורמי מפתח. הראשון והברור ביותר הוא כמובן מדד המכירות, זה המקום שהכי מקובל למדוד בו ביצועים (למרות שאני מכירה ארגונים רבים שלא יודעים איך למדוד נכון את המספרים).
בנוסף למכירות, יש תחומים נוספים רבים שיש להם השפעה על שורת הרווח.
גם אם לא במידי, לאורך זמן הם קריטיים, לדוגמא שביעות הרצון של הלקוחות, אחוז לקוחות חוזרים, אחוזי נטישת לקוחות, נטישת עובדים, פרדוקטיביות של עובדים, (בעיקר במקומות בהם ניתן למדוד עמו עורכי דין או מרכזי שירות מוסכים לרכבים).
כל אלו הם דוגמאות לנושאים שחשוב למדוד נכון, להציב יעדים ולראות שיפור מתמיד.
את המדדים בוחרים בשתי רמות:
1. רמת הארגון כולו
2. רמת המחלקות השונות
חשוב בקביעת הKPI להגדיר אותם בשתי רמות – KPI ארגוני – דברים הנמצאים בראש סדר העדיפויות של החברה, ו KPI מחלקתי – מדדים יעודיים וייחודיים למחלקות מסויימות.
לדוגמא מדד חיוני מאוד למי שמנהל מחסנים – זה חודשי מלאי. מדדים של ירידה במלאי וצמצום מלאי מת.
דוגמא נוספת – מדדים KPI למחלקת הכספים מדד גביה. סופר קריטי ונמצא בנתיב הקריטי של הארגון כולו.
כל המדדים ברמת הארגון יש להם גורם אחראי ברמת המחלקה.
המשמעות של מדדים ברמת הארגון היא שהם כמו הדוגמא ברכב, אלו מדדים שכל הזמן דולקים ונמצאים על לוח המכוונים של הבעלים. זה הבוקר טוב שלו. הם לא נלדקים לעיתים, או רק כשהמצב לא תקין, אלא הם דולקים כל הזמן בדיוק המו מד המהירות או מד הדלק ברכב. קריטי להצלחה.
מה היתרונות של מדדי מפתח KPI
חשיבות המדדים להצלחה הוא בכמה מישורים:
- פוקוס פוקוס פוקוס
- יכולת לזהות כשל במהירות ולא כשהשנה מסתיים. אז כבר מאוחר מדי ואין מה לעשות. לא ניתן להציל את השנה.
- יוצרים שפה ארגונית אחידה – כולם עובדים לטובת מטרות ברורות ומשותפות. מייצר עבודת צוות ושותפות.
- תגמול הולם של העובדים – כשמודדים מה שבאמת משפיע על השורה התחתונה, והביצועים טובים והארגון מצליח – שווה ונכון לכולם לקבל תגמול הולם.
- בהירות – ברור לכולם על מה עובדים. בהירות זה גורם מפתח בניהול חכם ונכון.
- יעילות וחיסכון בזמן – גורם משמעותי בהצלחה העסקית
- קל לנהל – יש הפרדה ברורה בין עיקר וטפל ויודעים מה נדרש לעשות על מנת לשפר ביצועים.
מה ההבדל בין יעדים ל KPI
ה KPI הם הבחירה הראשונית, בחירת העל, מה הארגון הולך למדוד. מה באמת חשוב, למה יש השפעה, על מה כולם הולכים להיות מכוונים. פוקוס העל.
לדוגמא לתחומים המהווים מפתחות להצלחה:
- שירות לקוחות מצטיין
- פיתוח מוצר – עמידה בזמנים ובאיכות – בעיקר לחברות טכנולוגיות שעתידן תלוי במוצרים שמפתחים.
- מכירות – חדירה למגזרי לקוחות ריווחיים
היעדים הם למעשה הנגזרת של ה KPI. הם נגזרים מיעדי העל. הם מוגדרים בצורה מדויקת יותר, והם רבים יותר מה KPI הראשיים.
למי מתאים לעבוד במודל KPI
היתרון הבולט על עבודה עם מדדים KPI היא שהיא מחייבת את העובדים להיות ממוקדים במה שבאמת מוסיף ערך לעסק.
בארגונים גדולים הדרך היחידה להבטיח שהעובדים מכוונים למטרות של ההנהלה היא ליצור מדדים עבור העובדים, KPI, שיבטיחו שהפוקוס שלהם יהיה במקום בו ההנהלה רוצה.
לכאורה בארגון קטן זה יותר פשוט אבל מניסיון ועבודה עם ארגונים קטנים ובינוניים, חוסר המיקוד ועודף המשימות גורמים לביזור ועבודה לא יעילה. ולכן, גם בארגונים קטנים חשוב מאוד לתת יעדים ולהגדיר KPI נכונים. זה עושה פלאים לפוקוס של העובדים ולתוצאות העסקיות.
בזבוז זמן הגדול ביותר הוא בגלל העדר פוקוס. כשמטפלים בו זמנית במליון דברים שהם לא בהכרח הדברים החשובים באמת לארגון.
עסקים קטנים בינוניים וגדולים טוב שיעשו את החשיבה, יבחרו מהם מדדי המפתח להצלחה שלהם KPI, וישתפו את כלל העובדים.
קביעת מדדים KPI לכל העובדים יבטיח שכולם מסונכרנים ועובדים לטובת המטרות החשובות בעסק.
מה עושים אם לא עומדים במדדים שנקבעו
בחירת המדדים וההגדרה שלהם היא רק הצעד הראשון בדרך לניהול נכון.
ל KPI נקשרים שלבי עבודה נוספים שיבטיחו שגם יעמדו ביעדים.
השלבים הם:
- לתקשר אותם נכון בארגון ולרתום את העובדים סביב ה KPI – נקודה סופר חשובה שבלעדיה כל התהליך לא מניב הצלחה. בסופו של דבר העובדים הם אלו שפועלים להשגת היעדים ואנחנו כמנהלים חייבים לוודא שהמדדים ברורים ויש הסכמה עליהם. זה לא משהו שיעבוד בהנחתה מלמעלה.
- לוודא שיש את הכלים המתאימים למדוד – מערכות BI או כל מערכת נותנים פנים ארגונית. ללא אפשרות מדידה אין משמעות להגדרת היעד.
- גוזרים נכון את המטרות והיעדים המשלימים את ה KPI הראשיים.
- תוכנית עבודה – הדבר החשוב ביותר לעמידה ביעדים הוא לבנות תוכנית עבודה שתתוך בהשגת היעד. ללא תוכנית עבודה ברורה, עם לוחות זמנים, תקציבים וחשיבה יצירתית לא באמת עומדים ביעד. זה הדבר אולי החשוב מכל. לוודא שיש תוכנית עבודה ויודעים איך הולכים לעמוד ביעד. חייבת לציין כאן, שנכון לא הכל ברור ברגע שיש יעדים, וככל שהיעדים גדולים יותר לא רואים בהתחלה את כל הדרך, אבל כבר בהתחלה חיית להיות תוכנית ראשונית שתומכת בהשגת היעד.
- מבצעים בדיקה ומשוב מתמיד על עמידה ביעדים – שיפור ושימור רציף.
דגשים לסיכום
חשוב לעשות את תהליך בחירת ה KPI בארגון והפיכתם לתוכניות עבודה עם איש מקצוע, שיכל לתת לכם דיוק במה חשוב למדוד, איך מודדים ולקשר את הדברים לביצועי העובדים וניהול העובדים.
את התהליך נכון לעשות אחת לשנה, אם זו הפעם הראשונה שלכם, חשוב להתחיל אפילו במהלך השנה, כך שיבטיח שאת שארית השנה תעבדו בצורה מכוונת תוצאות.
לקביעת פגישה ללא תשלום – מלאו הפרטים מטה ואחזור אליכם בהקדם.
